MA TRẬN EISENHOWER – BẠN SẼ KHÔNG PHẢI BỎ LỠ ĐAM MÊ CHỈ VÌ “THIẾU THỜI GIAN”

Có đam mê là một điều rất đáng được quý trọng. Tuy nhiên, nhiều người vì lí do khác nhau mà phải từ bỏ đam mê trong tiếc nuối. Nhưng có thể nói lý do mà nhiều người gặp phải nhất là đã đến lúc phải lo “cơm áo gạo tiền” mà không thể dành thời gian cho những thứ khác.

Bạn biết đấy, nếu không có thì không thấy gì, nhưng nếu đã từng có mà mất đi thì luôn là sự mất mát to lớn. Vì vậy, để sắp xếp tốt cho cả “cơm áo gạo tiền” lẫn đam mê, tôi muốn chia sẻ một phương pháp mà theo tôi là cực kỳ có hiệu quả là quản lý thời gian bằng Ma trận Eisenhower.

TẠI SAO LẠI LÀ MA TRẬN EISENHOWER?

Ma trận Eisenhower được đặt dựa trên tên của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ: Dwight Eisenhower. Trước khi trở thành tổng thống, ông là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ông từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch cũng như tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức. Ông là Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Eisenhower từng giữ chức Hiệu trưởng của trường Đại học Columbia.

The President and the Art of the Oil Painting - WSJ
Bận rộn là thế, nhưng Eisenhower vẫn dành được thời gian để theo đuổi việc chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Bạn có nghĩ rằng mình bận rộn hơn Eisenhower? Vậy tại sao ông có thể sắp xếp cho mọi công việc hiệu quả để dành thời gian cho niềm vui của bản thân được mà bạn lại không?

MA TRẬN EISENHOWER – BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG TRONG CẢ CÔNG VIỆC LẪN ĐAM MÊ

Quản lý thời gian không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi bạn phải tuân theo các kế hoạch một cách khắt khe. Nhưng nếu đã quyết tâm, bạn cần bắt tay vào thực hiện 3 bước sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả công việc trong 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 tháng,…

Bước liệt kê giúp bạn hiểu rõ tất tần tật các công việc mà bạn cần và phải thực hiện. Nó cũng giúp bạn không quên bất cứ công việc quan trọng nào, điều sẽ dẫn đến những tình huống khó xử không cần thiết. 

Bước 2: Phân chia công việc

Phân chia công việc khiến bạn hiểu rõ được những công việc nào là cần thiết, việc nào không. Từ đó bạn có thể làm tốt những việc có thể mà không chiếm quá nhiều thời gian của bạn.

Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn phân chia các công việc một cách hiệu quả nhất.

Khi nói tới Ma trận Eisenhower, cần đề cập tới 2 khái niệm chính: Khẩn cấp, Quan trọng. 

  • Khẩn cấp nói tới những công việc đòi hỏi bạn cần chú ý và phải giải quyết ngay.
  •  Còn công việc quan trọng hướng tới sự lâu dài, là những nhiệm vụ, giá trị, mục tiêu mà bạn cần làm để đạt được thành công. 

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng”, Dwight Eisenhower đã nói như thế.

Để lập được Ma trận Eisenhower, bạn phải trả lời được 2 câu hỏi sau:

  • Việc làm đó có khẩn cấp không?
  • Việc làm đó có quan trọng không?

Sau khi có đáp án, hãy điền vào bảng ma trận với 4 mục:

  • Khẩn cấp và quan trọng
  • Không khẩn cấp nhưng quan trọng
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không khẩn cấp và không quan trọng
Ma trận Eisenhower
  1.   Khẩn cấp và quan trọng

Những công việc trong mục này bao gồm khủng hoảng, vấn đề bất ngờ hay hạn định liên quan tới bản thân. Đó có thể là một cơ hội ký hợp đồng mới mà nếu không nắm bắt thì nó sẽ vụt mất, deadline bài tập, tham gia cuộc thi…  Những việc này đều có điểm chung là ảnh hưởng trực tiếp tới bạn cũng như mọi người xung quanh, và phải lập tức giải quyết để không tạo thành các rắc rối trong tương lai.

Tuy nhiên, với những vấn đề liên quan tới hạn định như deadline bài tập, bạn có thể sắp xếp thời gian để hoàn thành sớm hơn, không nên để cho “nước tới chân mới nhảy”. Bạn có thể đẩy những việc quan trọng đó xuống mục 2, không khẩn cấp nhưng quan trọng, trước khi chúng đến kỳ hạn.

  1.   Không khẩn cấp nhưng quan trọng

Các việc được đề cập ở đây thường xoay quanh củng cố mối quan hệ, lên kế hoạch cho tương lai, và cải thiện bản thân. Các công việc này không bắt ép bạn phải làm ngay nhưng nó lại liên quan trực tiếp tới hạnh phúc lâu dài. Tuy nhiên, có một sự thật là nhiều người không nhận ra tầm quan trọng của những việc đó và vô tình để nó bên lề cuộc sống. Họ thường cho rằng sẽ có thời gian làm những việc đó sau khi giải quyết các việc khẩn cấp. Nhưng thời gian đó sẽ mãi không bao giờ tới nếu không sắp xếp cho nó một thời điểm cụ thể.

Đam mê của bạn nằm trong phần này. Bạn cần có những kế hoạch để phát triển và theo đuổi nó lâu dài. Hãy chọn ra thời gian cụ thể trong mớ công việc bận rộn của bạn để dành cho đam mê. Có mục tiêu thì mới có thời gian. Tuy nhiên, vẫn có lúc đam mê được sắp xếp ở mục 1, là khi bạn cần chứng tỏ nó. Hãy nắm bắt cơ hội để tỏa sáng nhé!

  1.   Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Những việc liên quan tới giúp đỡ và thỏa mãn người khác ngay lập tức trong khi không mang lại giá trị gì cho bản thân thì nằm trong mục “Khẩn cấp nhưng không quan trọng”. Hoàn thành những việc đó vừa mang lại lợi ích cho người khác vừa mang lại niềm vui cho bản thân thì hoàn toàn được ủng hộ. Vì nếu không, mọi người đều sống ích kỉ cho bản thân mà không quan tâm người khác thì xã hội sẽ trở nên tồi tệ.

Nhưng bạn phải biết cân bằng giữa mình và người, phải biết điều gì có thể làm và không cần làm. Có nghĩa là bạn phải biết điều hòa công việc ở mục 2 và 3 sao cho hợp lý nhất để vừa có ích cho cộng đồng, vừa giữ được hạnh phúc cho bản thân.

  1.   Không khẩn cấp và không quan trọng

Thói hư tật xấu, thói quen không cần thiết, giải trí quá đà là những điều tôi muốn nói đến trong phần này. Giải trí là cần thiết, nhưng nó cần phải hợp lý. Sau những giờ làm việc căng thẳng, thư giãn một lúc là cần có để sạc lại năng lượng. Nhưng bạn lại dành hàng giờ lướt mạng xã hội với mục đích “không làm gì” thì có đáng không? Bạn có thể dành một ít thời gian để giải trí, rồi sau đó quay lại với đam mê của mình như một hình thức thư giãn. Như thế vừa tận dụng được thời gian bỏ phí vừa theo đuổi được đam mê. “Một mũi tên trúng hai đích”, phải không?

Bước 3: Nghiêm túc thực hiện theo các công việc đã phân chia

Bước cuối cùng là bước quyết định sự thành, bại của bạn. Hành động theo mục tiêu đã đề ra trước đó, bất kể bạn đang ở trong hoàn cảnh nào, cảm xúc cá nhân ra sao. Tuyệt đối nghiêm túc và kỷ luật cao là điều tất yếu để hoàn thành một kế hoạch hoàn hảo.

Bạn nghĩ sao về ma trận Eisenhower? Nó có ích cho bạn chứ? Tôi mong rằng phương pháp này sẽ giúp bạn quản lý được thời gian để có thể luôn theo đuổi đam mê, khát vọng của mình. Chúc bạn thành công!

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *